第 1 條
一、規範目的
考試院（以下簡稱本院）為簡化作業程序、加速交換時效、提升證書
檔案資料正確性及安全性，特建置證書系統共享檔案交換平臺（以下
簡稱本交換平臺）。為規範線上即時取得資料相關服務作業，避免由
本交換平臺取得之考試及格人員資料外洩，特訂定本作業規範。
第 2 條
二、使用對象
考選部、銓敘部、公務人員保障暨培訓委員會、國家文官培訓所、行
政院人事行政局、國防部（以下簡稱使用機關）業務相關人員（以下
簡稱使用者）。
第 3 條
三、使用方式
（一）使用者應先取得自然人憑證及自備自然人憑證讀卡設備。
（二）使用機關指派機關管理人員一名，管理該機關使用者帳號及權限之
異動（包含新增、修改及停用之設定）。機關管理人員向本院申請
使用作業權限，經本院審核通過，始正式使用。
（三）使用機關之使用者帳號及權限由該機關管理人員建置，經本院審核
通過使用作業權限，始正式使用。
第 4 條
四、權限管理
（一）經本院審核通過使用作業權限人員，後續使用者資訊及權限之異動
，由使用機關管理人員進行調整設定。
（二）使用機關應每三個月於本交換平臺列印使用者帳號資訊清冊，並清
查使用者帳號及權限，確保使用者帳號資料之正確性與使用必要性
，清查結果應報送本院。
（三）使用紀錄（包括使用人員、時間、種類、內容及結果等），應以電
腦二十四小時自動記錄，並保留三年。
第 5 條
五、管理規定
（一）使用機關請發及（合）格證書，除依考試院發給各種考試及格暨訓
練合格證書辦法及相關規定備齊文件及費用外，其有關考試及格或
訓練合格人員相關基本資料，應透過本交換平臺上傳電子檔案，經
列印上傳憑證連同公文送本院辦理。
（二）使用機關申請下載考試及格人員資料，經本院審核通過後，通知使
用者於本交換平臺進行下載作業。
（三）使用者之自然人憑證遺失時，應立即通知該機關管理人員終止該帳
號之使用權限。
第 6 條
六、使用注意事項
（一）機關管理人員因業務調整、調職、停職及離（退）職等原因，不使
用本作業時，使用機關應通知本院終止其帳號使用權限。
（二）本院每三個月得要求使用機關進行使用者身分查核。
（三）使用機關如有查詢其他資料需要，應以公文書敘明法令依據、使用
目的及資料內容，經本院核准後提供。
第 7 條
七、訂定機關使用規範應包含事項
（一）使用考試及格人員資料之目的及資料安全管制作業。
（二）處理個人資料之保密措施。
（三）對於取得資料之處理及利用，違反電腦處理個人資料保護法規定致
當事人權益受損時應負之責任。
（四）使用完成後資料之處理程序。
（五）定期督考查核之作業程序。
（六）使用者名單及異動時之報備程序。
第 8 條
八、安全維護
（一）使用機關查詢資料，應依據電腦處理個人資料保護法之規定妥善保
管運用，並負完全法律責任。
（二）為加強協調聯繫，強化資訊安全管控稽核，嚴防弊端發生，使用機
關及使用者應嚴守公務員服務法、國家機密保護法、電腦處理個人
資料保護法等相關規定。
第 9 條
九、違反本作業規範之處置
（一）使用機關發現使用者有違常狀況，應即通報本院。
（二）使用者違反本作業規範、各使用機關訂定之管理規範或影響本交換
平臺正常運作者，本院得停止其使用權限。