一、規範目的
    考試院（以下簡稱本院）為簡化作業程序、加速交換時效、提升證書
    檔案資料正確性及安全性，特建置證書系統共享檔案交換平臺（以下
    簡稱本交換平臺）。為規範線上即時取得資料相關服務作業，避免由
    本交換平臺取得之考試及格人員資料外洩，特訂定本作業規範。



二、使用對象
    考選部、銓敘部、公務人員保障暨培訓委員會、國家文官學院、行政
    院人事行政總處、國防部、國軍退除役官兵輔導委員會及海洋委員會
    等（以下簡稱使用機關）業務相關人員（以下簡稱使用者）。



三、使用方式
（一）使用者應先取得自然人憑證及自備自然人憑證讀卡設備。
（二）使用機關指派機關管理人員一名，管理該機關使用者帳號及權限之
      異動（包含新增、修改及停用之設定）。機關管理人員向本院申請
      使用作業權限，經本院審核通過，始正式使用。
（三）使用機關之使用者帳號及權限由該機關管理人員建置，經本院審核
      通過使用作業權限，始正式使用。



四、權限管理
（一）經本院審核通過使用作業權限人員，後續使用者資訊及權限之異動
      ，由使用機關管理人員進行調整設定。
（二）使用機關應每三個月於本交換平臺列印使用者帳號資訊清冊，並清
      查使用者帳號及權限，確保使用者帳號資料之正確性與使用必要性
      ，清查結果應報送本院。
（三）使用紀錄（包括使用人員、時間、種類、內容及結果等），應以電
      腦二十四小時自動記錄，並保留三年。



五、管理規定
（一）使用機關請發及（合）格證書，除依考試院發給各種考試及格暨訓
      練合格證書辦法及相關規定備齊文件及費用外，其有關考試及格或
      訓練合格人員相關基本資料，應透過本交換平臺上傳電子檔案，經
      列印上傳憑證連同公文送本院辦理。
（二）使用機關申請下載考試及格人員資料，經本院審核通過後，通知使
      用者於本交換平臺進行下載作業。
（三）使用者之自然人憑證遺失時，應立即通知該機關管理人員終止該帳
      號之使用權限。



六、使用注意事項
（一）機關管理人員因業務調整、調職、停職及離（退）職等原因，不使
      用本作業時，使用機關應通知本院終止其帳號使用權限。
（二）本院每三個月得要求使用機關進行使用者身分查核。
（三）使用機關如有查詢其他資料需要，應以公文書敘明法令依據、使用
      目的及資料內容，經本院核准後提供。



七、訂定機關使用規範應包含事項
（一）使用考試及格人員資料之目的及資料安全管制作業。
（二）處理個人資料之保密措施。
（三）對於取得資料之處理及利用，違反個人資料保護法規定致當事人權
      益受損時應負之責任。
（四）使用完成後資料之處理程序。
（五）定期督考查核之作業程序。
（六）使用者名單及異動時之報備程序。



八、安全維護
（一）使用機關查詢資料，應依據個人資料保護法之規定妥善保管運用，
      並負完全法律責任。
（二）為加強協調聯繫，強化資訊安全管控稽核，嚴防弊端發生，使用機
      關及使用者應嚴守公務員服務法、國家機密保護法、個人資料保護
      法等相關規定。



九、違反本作業規範之處置
（一）使用機關發現使用者有違常狀況，應即通報本院。
（二）使用者違反本作業規範、各使用機關訂定之管理規範或影響本交換
      平臺正常運作者，本院得停止其使用權限。