一、目的：銓敘部（以下簡稱本部）為利各機關職務代理應行注意事項（
以下簡稱本注意事項）第 11 點第 1 項規定之執行，並簡化人事作
業，提高行政效率，特訂定本處理原則。
二、報送範圍：各機關現職人員依本注意事項代理職務達 10 個工作日以
上，並依公務人員加給給與辦法第 12 條規定支給加給者；或依本注
意事項約聘（僱）人員辦理業務者。另被代理職務未納入銓敘範圍者
，無須報送。
三、報送系統：本部銓敘業務網路作業系統之「各機關職務代理名冊網路
報送作業系統」（以下簡稱本系統）。
四、作業流程：
（一）各機關報送作業：
1.報送方式：各機關人事單位於本系統新增或編修職務代理名冊資
料後，先行預審並網路報送至上級機關，再層核轉至主管機關。
2.報送期限：各機關應於每年 1 月 31 日前，報送前 1 年 7
月至 12 月之職務代理名冊；每年 7 月 31 日前，報送當年 1
月至 6 月之職務代理名冊。
3.主管機關：係指中央二級或相當二級以上機關、直轄市政府、直
轄市議會、縣（市）政府及縣（市）議會。
（二）各主管機關查考作業：
1.查考方式：主管機關於收受所屬機關之職務代理名冊後，於本系
統執行併號功能，俟彙整其暨所屬機關之名冊後，即得執行檢核
功能，並逐筆查考代理資格及酬金。
2.查考結果之處理：
（1）查考完竣後，主管機關應將職務代理名冊查考結果（含不符規
定部分）於本系統勾選「已審竣」並點選「報送」，同時以電
子公文（載明報送文號）備文送本部、行政院人事行政總處（
以下簡稱人事總處）（以上得不備名冊）、主計機關及審計機
關（以上應備名冊），俾利抽查。
（2）資格或酬金如有不符規定者，須以本系統產製不符規定名冊函
知所屬機關，並同時副知主計及審計機關（應備名冊），俾利
抽查。
（3）機關於收受前開不符規定名冊後，依本注意事項第 11 點規定
，該代理案所支酬金應予追繳；惟其不符規定情形如係誤繕等
得補正事項，應查明原因補正，並循前開報送作業流程重新報
送；如係非屬職務代理範圍或毋庸列冊者，即毋須重新報送。
3.主管機關當期如無職務代理名冊資料，應於本系統勾選「無查考
案件」並點選「報送」，毋須以電子公文函知本部及人事總處。
4.查考期限：主管機關應於每年 4 月 30 日以前完成前 1 年 7
月至 12 月名冊之查考並報送；每年 10 月 31 日以前，完成當
年 1 月至 6 月名冊之查考並報送。
（三）本部及人事總處抽查作業：
1.抽查方式：本部及人事總處各自依權責至本系統抽查各主管機關
暨所屬機關之職務代理名冊，本部負責抽查資格部分，人事總處
負責抽查酬金部分。至分發機關或授權機關同意之文號部分，亦
各依權責審查。
2.抽查範圍：
（1）首次抽查（按：104 年 1 月至 6 月名冊），依中央及地方
機關別，分別按比例各抽查五分之一之機關數，抽查機關總數
為主管機關總數之五分之一。
（2）次期以後（按：104 年 7 月至 12 月名冊以後），以前 1
期經抽查結果曾出現不符規定之主管機關及所屬機關為主，並
依中央及地方機關別，分別按比例輪流抽查尚未被抽查者，上
開抽查機關總數為主管機關合計數之十分之一，再就該主管機
關及所屬機關合計數之十分之一抽查之。
3.抽查結果之處理：
（1）資格或酬金均符合規定者，循內部簽核程序辦理後，於本系統
內勾選「資格（或酬金）已抽查」。
（2）資格或酬金如有不符規定者：
甲、本部：函知主管機關，並副知人事總處、主計機關及審計機
關，另於本系統內勾選「資格（或酬金）已抽查」。
乙、人事總處：函知主管機關，並副知本部、主計機關及審計機
關，另於本系統內勾選「資格（或酬金）已抽查」。
4.主管機關申復作業：
（1）主管機關於收受前開不符規定名冊後，如認為有申復之必要，
須敘明理由並以本系統重新報送，並同時函知本部（資格不符
部分）或人事總處（酬金不符部分），及副知人事總處或本部
、主計及審計機關且敘明處理情形。
（2）本部或人事總處於收受前開申復案後，應再次審核其資格或酬
金是否符合規定，並循前開「（三）-3. 抽查結果之處理」作
業流程處理。
5.抽查期限：本部及人事總處應於每年 5 月開始抽查前 1 年 7
月至 12 月名冊；每年 11 月開始抽查當年 1 月至 6 月名冊
，各期抽查於開始後（按：每年 5 月、11 月）3 個月內完成
。
6.本部及人事總處之抽查結果，將分別列入各主管機關人事機構及
人事主管平時考核紀錄，俾期各主管機關切實辦理。
五、主計機關及審計機關抽查作業部分，請各主管機關主（會）計機關（
構）、各該管之審計機關或審計部，依權責自行訂定抽查之相關作業
規範。